Eh non, ton scrum master n’est pas un secrétaire personnel et je t’expliquer pourquoi dans cet article!
Après quelques années d’expérience comme développeuse et analyste dans une équipe Agile, puis comme product owner, j’ai décidé en 2021 d’expérimenter le poste de scrum master afin d’avoir une vision 360 de l’agilité!
Et avant d’aller plus loin, je précise que quand j’étais membre d’une équipe de développement ou product owner, je n’ai jamais considéré le scrum master comme mon secrétaire. D’ailleurs, pour être tout à fait honnête j’avais très peu de considération pour les scrum masters… mais j’expliquerai ce point dans un prochain article!
Bref, revenons au sujet du jour. Non, ton scrum master n’est pas un secrétaire personnel! Mais pourquoi? Un début de réponse est dans le dictionnaire!
Sommaire
Un secrétaire, qu’est-ce que c’est?
Le dictionnaire Larousse nous propose plusieurs définitions:
- Un secrétaire est un “meuble à tiroirs destiné à ranger des papiers et, pourvu ou non d’un abattant, sert de table à écrire.”
- Un secrétaire est aussi une “personne qui s’occupe de l’organisation et du fonctionnement” ou une “personne dont le métier est d’assurer la rédaction du courrier de quelqu’un, de préparer des dossiers, etc.”
Un scrum master, qu’est-ce c’est?
Le guide Scrum dit que le scrum master “se doit d’aider tout un chacun, l’équipe et l’organisation à comprendre la théorie et la pratique Scrum. Le scrum master est redevable de l’efficacité de la Scrum Team. Il permet à la Scrum Team d’améliorer ses pratiques en suivant le cadre de travail Scrum. Le scrum master est, avant tout, un véritable leader au service de la Scrum Team et de l’ensemble de l’organisation.”
Pourquoi un scrum master n’est pas un secrétaire?
Non! Premièrement parce qu’un scrum master n’est pas un meuble! Deuxièmement parce qu’un scrum master n’a pas pour responsabilité la gestion des tâches administratives de l’équipe!
Pourquoi il peut y avoir confusion entre scrum master et secrétaire?
Les rôles et responsabilités sont mal compris
La confusion vient principalement d’un manque de compréhension du rôle du scrum master de la part de l’organisation, du PO, de l’équipe de développement et/ou du scrum master lui-même.
L’envie d’aider à tout prix
La majorité des scrum masters qui m’entoure ne s’identifie pas comme des secrétaires. Mais ils ont à cœur d’aider et de répondre à toutes les demandes pour supporter l’équipe coûte que coûte. Que ce soit par syndrome de l’infirmière, syndrome du héro ou encore celui du Oui-Oui ou il est difficile de poser ses limites, le scrum master répondra présent!
Le risque à payer dans ce comportement c’est de rendre son équipe dépendante. Qui dit dépendance, dit nuire à l’autonomie et à l’autogestion de l’équipe Scrum qui est recherchée.
Un scrum master n’est pas un secrétaire? Mais alors que faire quand on me demande de faire du secrétariat?
Quelque soit notre poste, scrum master ou non, c’est toujours compliqué de dire non quand quelqu’un nous demande de l’aide. Mais après avoir fait l’erreur, de l’avoir regretté et d’en avoir pâti, je propose ce processus de questionnement:
1. Cette tâche est-elle de ma responsabilité?
Oui, alors je le fais! Si la réponse est non, alors qui à cette responsabilité au sein de l’équipe?
2. Ai-je l’envie et/ou le temps de rendre service?
Oui! Alors je le fais en expliquant que cette tâche est hors de mes responsabilités, mais je vais le faire exceptionnellement.
3. Si je le fais, sur le long terme, quel sera l’impact sur l’autonomie de l’équipe? Suis-je la seule personne à avoir la connaissance pour réaliser cette tâche au sein de l’équipe?
Attention, si l’équipe ne fait jamais une tâche par elle-même, elle ne sera jamais la faire!
Alors je le fais en expliquant que cette tâche est hors de mes responsabilités, mais je vais le faire avec plaisir en documentant la procédure ou en automatisant la tâche afin de permettre à l’équipe d’être autonome la prochaine fois que la situation se présentera.
Vis ma vie de scrum master
Voici quelques exemples véridiques des demandes que j’ai eu dans ma posture de scrum master.
Le PO me demande de modifier l’invitation d’une réunion, je fais ou je ne fais pas?
La gestion de l’agenda de l’équipe, un grand classique de la vie d’un scrum master!
La réponse est ça dépend! Personnellement, je le fais si et seulement si la réunion est une cérémonie agile.
L’équipe me demande comment saisir un congé dans sa feuille de temps, je fais ou je ne fais pas?
Un exemple qui me donne une idée de titre alternatif pour cet article: “NON, TON SCRUM MASTER N’EST PAS TA MAMAN!“. On va se l’avouer, c’est clairement une tâche administrative et je n’arrive toujours pas a comprendre pourquoi un développeur vient me demander ça plutôt que d’aller demander à l’un de ses collègues…
La réponse est là encore, ça dépend! Ce n’est clairement pas dans mes responsabilités, donc si j’ai l’envie et le temps, je le fais une et une seule fois. En parallèle, je documente la procédure pour pouvoir rendre l’équipe autonome. Sinon, je réoriente la demande vers quelqu’un d’autre.
L’organisation me demande de reclasser les récits de l’équipe pour se conformer aux règles de suivi budgétaire, je fais ou je ne fais pas?
Eh oui, on est Agile mais on doit suivre le budget alloué au produit.
La réponse est que je le fais, mais je cherche à automatiser au maximum la reclassification afin de ne pas perdre de temps (et donc de l’argent) dans des tâches sans valeur ni pour l’équipe ni pour les clients.
Et toi, un exemple à partager?
Ton scrum master n’est pas un secrétaire – CogitCoach
